Avstämning av löner. (Handbok 2024)

Arbetsmiljön blir alltmer dynamisk och avstämning av löner blir allt viktigare för att säkerställa noggrannhet och efterlevnad av regler. Det är just därför det är så viktigt att förstå vad det är och hur man gör det. För att du ska kunna integrera konceptet och genomföra processen på ett framgångsrikt sätt har vi skapat följande guide. I dessa stycken kommer vi att lära dig allt från vad det är till hur det görs, inklusive typer och utmaningar. Du vill inte missa något, så var uppmärksam.

Vad är avstämning av löner?

Avstämning av löner är en omfattande process inom HR och redovisning som innebär att jämföra och justera löneregistreringar med andra finansiella poster, t.ex. kontoutdrag och skattedeklarationer.

Denna process täcker en mängd olika aspekter, från att verifiera arbetade timmar och avdrag till att stämma av innehållna skatter. Processen syftar till att identifiera och korrigera potentiella fel, säkerställa att anställda får korrekta förfallna betalningar och att företaget uppfyller sina juridiska och redovisningsmässiga skyldigheter.

Typer av avstämning av löner

Att känna till vilka typer av löneavstämningar som finns är användbart av olika skäl som påverkar både anställda och företaget som helhet. Att identifiera varje typ möjliggör till exempel precision i redan gjorda betalningar, verifiering av efterlevnad av regler och skyldigheter och en lång etcetera, men låt oss först förstå vilka typer som finns:

Avstämning av arbetade timmar

Denna typ av avstämning innebär att man kontrollerar att de anställdas arbetade timmar stämmer överens med tid- och närvaroredovisningen.

Avstämning av avdrag

Avstämning av avdrag fokuserar på att säkerställa att avdrag, såsom skatter, försäkringar och förmåner, beräknas och bokförs korrekt.

Avstämning av innehållen skatt

Vid denna avstämning ligger fokus på att jämföra och justera anställdas innehållna skatter mot skatterapporter.

Avstämning av förmåner

Avstämning av förmåner omfattar verifiering av förmåner som ges till anställda, t.ex. sjukförsäkringsplaner och pensioner.

Avstämning av slutlig lön

I slutet av anställningsförhållandet utförs en slutlig löneavstämning för att säkerställa att anställda korrekt får alla utestående betalningar, inklusive ej utkrävda löner, bonusar och upplupen semester.

Månatlig avstämning

Månadsavstämning innebär att lönespecifikationerna jämförs och justeras under en månad. Under avstämningen granskas löneuppgifter som arbetade timmar, avdrag, skatter och förmåner noggrant för att säkerställa att allt är i sin ordning och överensstämmer med gällande regler.

Avstämning vid årets slut

Avstämning vid årets slut är en mer omfattande process som fokuserar på att granska och justera alla aspekter av lönerna under hela räkenskapsåret. Detta är avgörande för att säkerställa skatteefterlevnad och korrekt rapportering, för att undvika juridiska problem och straffavgifter.

Detaljerad vägledning om processen för avstämning vid årets slut

Som vi förklarade i den sista punkten i föregående avsnitt utgör avstämningen vid årets slut en kritisk fas för företagen, eftersom den innebär en grundlig analys av de finansiella uppgifterna och lönerna för det räkenskapsår som avslutas. Nedan förklarar vi det i detalj.

Steg 1. Omfattande granskning av data

Innan avstämningen påbörjas är det viktigt att göra en grundlig genomgång av alla uppgifter som är kopplade till löner och finansiella transaktioner under året. Detta inkluderar arbetade timmar, avdrag och eventuella ändringar i interna policyer.

Steg 2. Identifiering och korrigering av fel Identifiering och korrigering av fel

Under granskningen kan fel i bokföringen upptäckas, t.ex. utelämnad inkomst, felaktiga avdrag eller avvikelser i förmåner. Om du korrigerar dem i tid säkerställer du att bokslutsuppgifterna är korrekta.

Steg 3. Avstämning av innehållna skatter

I detta skede ska de anställdas innehållna skatter jämföras med skatterapporterna och justeringar göras om det behövs.

Steg 4. Registrering av ytterligare betalningar

Under årsslutet kan ytterligare betalningspåminnelser som bonusar eller betalningar för outnyttjad tid göras, de måste också registreras korrekt och återspeglas korrekt i finansiella rapporter.

Steg 5. Generering av finansiella rapporter

Efter att alla nödvändiga korrigeringar och justeringar har gjorts måste konsoliderade finansiella rapporter för räkenskapsåret genereras. Dessa rapporter kommer att ge en tydlig bild av företagets nuvarande finansiella situation och kommer att ligga till grund för framtida beslutsfattande. Det är därför mycket viktigt att säkerställa att uppgifterna är exakta, korrekta, aktuella och väl presenterade. Eventuella brister i dessa pelare kan allvarligt skada företaget.

Steg 6. Kommunikation med de anställda

Öppenhet i förlikningsförfarandet är avgörande. Att tydligt informera de anställda om eventuella justeringar av utbetalningarna är avgörande för att undvika missförstånd och bygga upp förtroende.

Tänk om-scenarier vid avstämning av löner

Att utforska vad-om-scenarier (“What if?”) vid löneavstämning är en mycket användbar metod för att förutse potentiella situationer och förbereda sig för att hantera dem på ett effektivt sätt. Vi hjälper dig och vi lämnar dig här med ett förslag på vad du bör göra om du hamnar i en sådan situation:

Vad händer om skattesatserna oväntat ändras på lokal eller nationell nivå?

Att förutse dessa variationer och ha beredskapsplaner för att justera källskatten är avgörande för att upprätthålla skatteefterlevnaden. Det viktigaste är att hålla sig informerad om lagändringar och samarbeta med skatteexperter för att justera källskattesatserna korrekt. Att ha skriftligt på vad man ska göra för att anpassa sig är den bästa försiktighetsåtgärden, förutom att se till att man har ett uppdaterat och välutbildat team.

Vad händer om förändringar i arbetsrätten genomförs som påverkar förmånspolicyer eller minimilöner?

Att vara beredd på att justera löneutbetalningar baserat på lagändringar är avgörande för att undvika juridiska problem och upprätthålla rättvisa ersättningar. Genom att upprätthålla en öppen kommunikation med jurister och personalavdelningar kan man förutse dessa förändringar och anpassa löneutbetalningarna därefter.

Vad händer om misstag begås under förlikningen?

Genom att upprätta rutiner för snabb identifiering och korrigering av fel kan man säkerställa registerintegriteten och minimera effekterna på medarbetarnas förtroende och företagets finansiella hälsa. Nyckeln är att genomföra regelbundna granskningar, ha ett utbildat team och använda avancerade programverktyg för att effektivt upptäcka och åtgärda fel.

Vad händer om valutakurserna fluktuerar och förändrar ersättningen till utländska anställda eller företag med internationell verksamhet?

Följ noga de globala ekonomiska trenderna, samarbeta med ekonomer och justera löne- och ersättningspolicyer för att mildra effekterna av valutafluktuationer. Kommunicera dessutom proaktivt eventuella justeringar till berörda medarbetare för att upprätthålla transparens och förtroende.

Vägledning för avstämning av löner 2023

Avstämning av löner kräver en omfattande strategi som kombinerar avancerad teknik, bästa praxis och anpassningsförmåga till förändringar i skattelagstiftningen.

Till att börja med måste ni välja ett lämpligt löneprogram som uppfyller företagets specifika behov och följer gällande regler. Automatisering av processer, som beräkning av skatter och avdrag, genom denna plattform minskar inte bara fel, utan påskyndar också avstämningsprocessen avsevärt. Det är viktigt att integrera löneprogrammet med andra system som används, t.ex. HRMS (Human Resource Management System) och redovisningssystemet, för att underlätta dataöverföring och minimera potentiella avvikelser. Dessutom måste automatiseringskapaciteten utnyttjas för att effektivisera repetitiva uppgifter och därmed bidra till en mer effektiv process.

För att upprätthålla korrekta lönespecifikationer är det viktigt att genomföra regelbundna granskningar av uppgifterna. Genom att upprätta ett schema för dessa granskningar säkerställs konsekvens och noggrannhet under hela räkenskapsåret. Löpande utbildning av lönepersonalen är lika viktigt för att hålla dem uppdaterade om de senaste skattereglerna och programvarufunktionerna.

Optimering av förlikningsprocessen bör också eftersträvas. Detta kräver att man upprättar ett strukturerat schema och ett effektivt arbetsflöde som sträcker sig från datainsamling till granskning och justering. Ett strukturerat och effektivt tillvägagångssätt minimerar förseningar och minskar risken för fel under avstämningsprocessen.

Sist men inte minst, se till att följa förändrade skatteregler. Även här gäller det att hålla sig informerad om uppdateringar av skatte- och arbetslagstiftningen. Dessutom är ett nära samarbete med skatteexperter avgörande för att anpassa avstämningsprocessen till de senaste bestämmelserna och säkerställa att skattereglerna följs.

Vanliga utmaningar vid avstämning av löner

Trots hur viktigt det är att stämma av löner finns det vanliga utmaningar som företag ställs inför regelbundet. För att du ska vara på den säkra sidan berättar vi om de vanligaste:

Utmaning 1: Förändringar i arbetslagstiftningen

De ständiga förändringarna i arbetslagstiftningen skapar betydande utmaningar i mer än en affärsaspekt. Att hålla sig uppdaterad om lokala och nationella bestämmelser för att säkerställa att löneutbetalningarna uppfyller lagkraven, implementera uppdateringar av löneprogramvaran och utbilda HR-personal är viktiga strategier för att övervinna denna utmaning.

Utmaning 2: Mänskliga fel vid inmatning av data

Mänskliga fel vid inmatning av data är en vanlig källa till avvikelser vid avstämning av löner. För att minska denna risk är det viktigt att införa kvalitetskontroller och fortlöpande utbildning för lönepersonalen. Att använda löneprogram med automatiska valideringsfunktioner hjälper också till att minimera felen.

Utmaning 3: Förändringar i organisationsstrukturen

Interna omorganisationer, såsom fusioner eller förvärv, komplicerar löneavstämningen på grund av förändringar i organisationsstrukturen och blandningen av system. Det är viktigt att ha en solid plan för systemintegration och dataöverföring under dessa övergångsperioder.

Hur stämmer du av lönecheckar?

Avstämning av lönecheckar innebär att jämföra och säkerställa att de belopp som betalats ut till anställda stämmer överens med företagets lönebokföring. Steg för steg är som följer:

Steg 1

Samla in all relevant löneinformation, inklusive arbetade timmar, löner, bonusar och avdrag. Se till att dina lönespecifikationer är uppdaterade och matchar de senaste uppgifterna.

Steg 2

Granska de register eller rapporter som genereras av ditt lönesystem. Dessa bör innehålla en detaljerad beskrivning av varje anställds inkomster, avdrag och hemlön. Kontrollera att beräkningarna av bruttolön, skatt och andra avdrag är korrekta.

Steg 3

Skaffa de kontoutdrag som motsvarar löneperioden. Dubbelkolla de belopp som tagits ut från företagets bankkonto med de totala lönebeloppen för att se till att de matchar.

Steg 4

Kontrollera att de federala, statliga och lokala skatter som innehållits stämmer överens med de belopp som beräknats och dragits av korrekt. Kontrollera om det finns några andra skatter eller särskilda innehållningar som kan gälla för vissa anställda.

Steg 5

Kontrollera att förmåner och avdrag, såsom pensionsplaner, sjukförsäkring och lån, har tillämpats korrekt för varje anställd. Se till att beloppen matchar den information som registrerats i företagets filer.

Steg 6

Om du hittar avvikelser under processen ska du undersöka de bakomliggande orsakerna. Korrigera eventuella fel som identifierats och dokumentera de korrigeringar som gjorts.

Steg 7

Gör en slutlig avstämning och kontrollera att alla belopp stämmer. Dokumentera avstämningsprocessen i detalj för att skapa en transparent och användbar historik för framtida revisioner.

Oddcoll: Företagens bästa allierade vid indrivning av internationella skulder

Internationell inkassohandel är en verksamhet som blomstrar alltmer. Men den medför också ett antal risker, t.ex. att kunder i andra länder inte betalar sina fakturor. Med Oddcoll kan företag driva in dessa skulder snabbt och effektivt, utan att behöva hantera de komplexa juridiska processerna i varje enskilt land.

Om du inte riktigt vet vad inkasso är

Processen med oss är enkel och effektiv. Först skapar du ett konto och laddar upp de fakturor du vill inkassera. Detta kan göras direkt på plattformen, via API eller via en CSV-fil. När fakturan har laddats upp påbörjar Oddcoll inkassoprocessen med hjälp av sina lokala partners, inkassobyråer och advokatbyråer i samma länder som dina gäldenärer befinner sig i.

Dessa samarbetspartners vidtar omedelbara och effektiva åtgärder, som kan omfatta telefonsamtal och krav på betalning. Viktigast av allt är att de har den jurisdiktion och erfarenhet som krävs för att vidta rättsliga åtgärder mot gäldenärer. Detta faktum ökar avsevärt sannolikheten för att gäldenärerna kommer att betala.

När fakturan har inkasserats överförs pengarna direkt till ditt konto. Finns det något enklare? Besök vår hemsida .

Slutsats

Sammanfattningsvis är löneavstämning en viktig del av verksamheten, så noggrannhet och regelefterlevnad är av största vikt. Från grundläggande begrepp till återkommande utmaningar – den här guiden täcker alla aspekter av processen. Vikten av att anpassa sig till lagändringar, upprätthålla detaljerade register och förutse utmaningar som avstämningsfel eller ändringar i arbetslagstiftningen betonades. Kort sagt, här hittar du en mycket användbar resurs för effektiv och korrekt hantering av din nästa löneavstämning.