Fakturamatchning: Vad det är, processen & fördelar (2024)

Avstämning av fakturor är en viktig process för alla företag som vill upprätthålla en sund ekonomisk förvaltning och undvika kostsamma misstag. I den här artikeln förklarar vi i detalj vad processen för fakturaavstämning är, hur den fungerar och vilka fördelar den kan ge ditt företag. Dessutom kommer vi att visa några av de vanligaste utmaningarna i samband med fakturaavstämning och ge dig några lösningar för att övervinna dem. Om du vill effektivisera din faktureringsprocess och öka noggrannheten i din bokföring ska du fortsätta läsa den här artikeln.

Vad är fakturamatchning?

Fakturamatchningsprocessen, även känd som fakturamatchning, är en grundläggande metod inom företags ekonomistyrning. Den består i att noggrant jämföra fakturor från leverantörer med tidigare registrerade inköpsorder eller lagerbokföring. Huvudsyftet med denna process är att säkerställa att sådana fakturor är korrekta och fullständiga, vilket innebär att man kontrollerar att de fakturerade produkterna eller tjänsterna exakt motsvarar vad som beställts och mottagits. Fakturamatchning är ett skydd för företag av alla storlekar eftersom det i hög grad bidrar till att förhindra fel och bedrägerier.

Dessutom blir det en mekanism för att upprätthålla integriteten och effektiviteten i en organisations finansiella processer.

Fördelar

Fakturamatchningsprocessen erbjuder ett brett spektrum av fördelar som har en betydande inverkan på affärsverksamheten. Några av de viktigaste fördelarna är

• Genom att kontrollera att fakturorna är korrekta och fullständiga minskas felen i den finansiella bokföringen. Detta förhindrar inte bara påminnelser om sena betalningar, onödiga återbetalningar och potentiella tvister, utan stärker också förtroendet i affärsrelationer.
• Fakturamatchning kan enkelt automatiseras med hjälp av specialiserade programvarusystem. På så sätt slipper medarbetarna tråkiga och repetitiva uppgifter och kan fokusera på aktiviteter med större mervärde.
• Att tidigt upptäcka fel och bedrägerier genom fakturamatchning leder till betydande kostnadsbesparingar. Genom att identifiera avvikelser och potentiella problem innan de eskalerar kan företagen vidta åtgärder för att korrigera dem omedelbart och undvika betydande ekonomiska förluster. Genom att eliminera fel i bokföringen minskar dessutom behovet av omfattande revisioner och avstämningar.
• Processen säkerställer också att affärstransaktionerna följer skatte- och lagbestämmelser, vilket minskar risken för sanktioner och böter vid bristande efterlevnad.
• Genom att verifiera och godkänna fakturor i tid optimeras kassaflödet. Det gör att ni kan fatta mer välgrundade ekonomiska beslut och till exempel dra nytta av rabatter vid tidig betalning.
• En effektiv och korrekt fakturamatchningsprocess bidrar till starkare affärsrelationer med leverantörerna. Betalningar i tid och snabb lösning av avvikelser ökar förtroendet.
• Det ger också korrekta uppgifter om kostnader, så att ni kan analysera och optimera driftskostnaderna.
• Genom att ha en tydlig bild av fakturor och förfallna betalningar kan företag effektivt spåra leverantörernas prestationer och kvaliteten på de produkter eller tjänster som tas emot.

Hur gör man det? Steg för steg-process

Fakturamatchningsprocessen följer en rad viktiga steg som säkerställer noggrannhet och effektivitet i finansförvaltningen.

Steg 1: Samla in relevanta dokument

Det första steget i fakturamatchningsprocessen är att samla in alla relevanta dokument. Dessa dokument inkluderar:

Inköpsfakturor

Dokument som utfärdats av leverantören och som specificerar de varor eller tjänster som levererats, tillsammans med deras kostnad.

Inköpsorder

Skriftliga order som företaget utfärdar för att beställa varor eller tjänster från leverantören.

Leveranssedlar eller leveranskvitton

Dokument som bekräftar leverantörens leverans av varor eller tjänster

Det är viktigt att se till att dessa dokument är välorganiserade och tillgängliga för granskning.

Steg 2: Kontrollera grundläggande data

Börja avstämningen av fakturor med att kontrollera grundläggande fakturauppgifter, som fakturanummer, utställningsdatum och totalbelopp. Se till att denna information matchar uppgifterna på inköpsorder och följesedlar.

Steg 3: Matchning av kvantiteter

Jämför de kvantiteter som anges på fakturan med kvantiteterna på inköpsorder och följesedlar. Du måste vara säker på att de levererade kvantiteterna överensstämmer med vad som fakturerades. Om det finns avvikelser är det viktigt att undersöka och lösa orsaken så snart som möjligt.

Steg 4: Priskontroll

Kontrollera att enhetspriserna på fakturan matchar de priser som överenskommits i inköpsorderna. Var uppmärksam på eventuella rabatter eller extra avgifter som kan tillkomma.

Steg 5: Kontrollera skatter och tilläggsavgifter

Kontrollera att skatter och eventuella tilläggsavgifter har beräknats och tillämpats korrekt. Detta inkluderar moms eller andra skatter som är tillämpliga enligt gällande lagstiftning.

Steg 6: Granska betalningsvillkor

Kontrollera de betalningsvillkor som avtalats i inköpsorder och se till att de återspeglas korrekt på fakturan. Detta inkluderar förfallodatum och eventuell överenskommen kontantrabatt.

Steg 7: Förlikning med leverantörer

Om avvikelser upptäcks i något av stegen ovan ska du kommunicera dessa skillnader till dina leverantörer i god tid. Det kan handla om att korrigera felaktiga fakturor eller diskutera eventuella meningsskiljaktigheter när det gäller priser, kvantiteter eller villkor.

Steg 8: Godkännande och registrering

När alla avvikelser har åtgärdats och fakturorna matchar inköpsorder och följesedlar ska du godkänna och bokföra fakturorna i ditt redovisningssystem. Alla godkännanden och registreringar måste ha utförts i enlighet med företagets interna rutiner.

Steg 9: Arkivera dokumentation

Det är viktigt att hålla ordning på alla dokument som rör avstämningen av fakturorna. Detta kan vara nödvändigt för revisioner eller framtida referenser. Se till att dokumentationen förvaras på ett säkert sätt och finns tillgänglig för referens.

Steg 10: Kontinuerlig övervakning

Avstämning av fakturor är inte en engångsprocess, utan snarare ett löpande förfarande. Se till att ständigt hålla reda på alla finansiella transaktioner och utför regelbundna avstämningar för att upprätthålla riktigheten i dina finansiella poster. Upprätta också ett spårningssystem för att säkerställa att fakturor betalas inom överenskomna tidsfrister.

Med hjälp av mjukvaruverktyg för fakturamatchning, som ERP-system, automatiseras kontroll-, jämförelse- och godkännandeuppgifter, vilket frigör tid för de anställda att fokusera på mer värdefulla uppgifter, som hantering av leverantörsrelationer eller dataanalys. finansiella. Exempel på ERP-system är SAP, Oracle, Epicor, Odoo, Bind.

Utmaningar du kan ställas inför och hur du löser dem

Även om fakturamatchningsprocessen är grundläggande finns det utmaningar som kan påverka dess effektivitet. Några av dessa utmaningar är

• Mänskliga fel är en av de främsta orsakerna till fakturadiskrepanser. Felbenägna manuella uppgifter kan orsaka problem med processens noggrannhet och effektivitet.
• Ofullständiga eller felaktiga uppgifter på fakturorna gör det svårt att korrekt jämföra vad som fakturerats och vad som mottagits. Detta leder till avvikelser och förseningar.
• Att förlita sig på manuella processer för fakturamatchning blir vanligtvis långsamt och ökar sannolikheten för fel.

För att hantera dessa utmaningar implementerar företagen ett antal effektiva åtgärder, till exempel

• Att utbilda personalen i bästa praxis för fakturamatchning är viktigt för att minska manuella fel. Medarbetarna måste förstå vikten av precision och noggrannhet i varje steg av processen.
• Genom att införa starka kvalitetskontroller, t.ex. korskontroller av data, kan man proaktivt identifiera och korrigera avvikelser. Genom att upprätta gransknings- och tillsynsprotokoll säkerställer man att oegentligheter åtgärdas innan de blir mer betydande problem.
• Processautomatisering är en effektiv lösning för att minska både mänskliga fel och beroendet av manuella processer. Implementeringen av specialiserade mjukvaruverktyg möjliggör mer exakta och smidiga verifieringar och jämförelser.

Utöver dessa åtgärder är det viktigt att företagen fortsätter att kontinuerligt utvärdera sina processer och är villiga att anpassa sig när nya utmaningar och tekniska lösningar dyker upp. Den ständiga strävan efter förbättring och effektivitet säkerställer att fakturamatchning förblir en värdefull tillgång för ledningen.

Obetalda fakturor från kunder? Kontakta Oddcoll

Om ditt företag har obetalda fakturor från kunder kan vi på Oddcoll erbjuda en effektiv lösning. Vi är en plattform för skuldhantering som är utformad för att hjälpa dig att återvinna pengar du är skyldig.

Vi tillhandahåller en rad tjänster som syftar till att hjälpa företag att återvinna utestående pengar, inklusive:

Medling

Vi fungerar som mellanhänder mellan företag och deras gäldenärskunder och underlättar samtal och förhandlingar för att nå en överenskommelse som gynnar båda parter. Denna medling är nödvändig för att lösa tvister och driva in pengar i godo, och vårt mänskliga förhållningssätt gör detta möjligt.

Inkasso

Vi erbjuder även inkassotjänster som sådana, där vi tar på oss uppgiften att driva in pengar för företagets räkning. På så sätt frigör vi interna resurser och garanterar ett professionellt och effektivt tillvägagångssätt för att driva in utestående betalningar. Om du har frågor om internationella inkassotjänster kan du läsa: Vad är inkasso?

Vi på Oddcoll erbjuder en smidig och effektiv lösning för de företag som står inför problemet med obetalda fakturor från sina kunder. Med vår hjälp kan du snabbt och enkelt få tillbaka dina pengar och därmed garantera företagets finansiella stabilitet. Gå till vår webbplats genom att klicka HÄR.

Slutsats

Utan tvekan presenteras fakturamatchning som ett grundläggande verktyg för företag. I den här artikeln har vi lyft fram dess relevans genom att definiera dess nyckelbegrepp, exponera dess processer och lyfta fram dess fördelar. En sådan process optimerar inte bara ekonomistyrningen genom att minska fel och spara resurser, utan ger också en solid grund för att fatta välgrundade beslut. Implementeringen måste ske med utgångspunkt i att denna process är en strategisk pelare som gör det möjligt för er att ständigt möta finansiella utmaningar.