Förutbetalda kostnader visas i balansräkningens avsnitt

Företag gör ofta förskottsbetalningar för varor och tjänster som kommer att användas i framtiden. Dessa betalningar kallas för förutbetalda kostnader och är en viktig del av alla företags redovisning. I den här artikeln vill vi tala om vad förutbetalda kostnader är, hur de bokförs i de finansiella rapporterna och varför de är relevanta för ett företags finansiella hälsa. Ta fram penna och papper, för du kommer att vilja skriva ner allt.

Vad är förutbetalda kostnader?

“Förutbetalda kostnader” är ett begrepp inom redovisning och finans som avser de utbetalningar av pengar som ett företag gör för varor eller tjänster som det ännu inte har använt, men som det förväntar sig att använda i framtiden. Dessa utgifter bokförs som tillgångar i företagets balansräkning, eftersom de representerar framtida ekonomiska fördelar.

Med andra ord, när ett företag betalar för något som det kommer att erhålla eller använda vid en senare tidpunkt, betraktas det som en förutbetald kostnad. Det kan t.ex. handla om förskottsbetalning av hyra, försäkring, konsulttjänster eller förbrukningsmaterial som kommer att användas under de kommande månaderna.

Var visas förutbetalda kostnader i balansräkningen?

Förutbetalda kostnader i en finansiell balansräkning visas på tillgångssidan. Närmare bestämt finns de i avsnittet omsättningstillgångar, där de ekonomiska resurser och fördelar som förväntas användas eller omvandlas till kontanter på relativt kort sikt, vanligtvis inom ett år, registreras. De redovisas som omsättningstillgångar eftersom de representerar ett ekonomiskt värde som företaget ännu inte har förbrukat, men som man vet kommer att användas. I takt med att de förbrukas eller skrivs av över tiden överförs de successivt till resultaträkningen som faktiska kostnader och redovisas inte längre som tillgångar.

Om ett företag exempelvis betalar sin kontorshyra i förskott för flera månader, kommer det betalda beloppet att bokföras som en tillgång i balansräkningen. Med tiden, när en del av den förutbetalda kostnaden förbrukas varje månad, flyttas den till resultaträkningen som en månatlig hyreskostnad.

Fördelar och nackdelar med förutbetalda kostnader

Den här typen av rutiner är mycket vanliga i stora företag eftersom de erbjuder en rad viktiga fördelar. Men, det är värt att klargöra, det ger också vissa nackdelar som är lika grundläggande att förstå. Här diskuterar vi dem:

Fördelar

Bättre hantering av kassaflödet

Genom att betala vissa utgifter i förskott kan ett företag bättre planera och hantera sitt kassaflöde.

Rabatter vid tidig betalning

I vissa fall erbjuder leverantörer rabatter till företag som betalar i förskott, vilket leder till betydande långsiktiga besparingar.

Undvik avbrott

Genom att betala för tjänster eller varor i förskott undviker du avbrott i verksamheten på grund av sena betalningar.

Gör bokföringen enklare

De förenklar redovisningen genom att kostnaden för en utgift sprids över tiden i stället för att ett stort belopp bokförs under en enda period.

Nackdelar

Påverkan på kortfristig likviditet

Förskottsbetalningar minskar ett företags kortfristiga likviditet, eftersom resurser avsätts för framtida åtaganden i stället för att vara tillgängliga för eventuella omedelbara behov.

Risk för utebliven vinst

Om ett företag betalar i förskott för varor eller tjänster som det i slutändan inte använder (t.ex. annullerar ett kontrakt), riskerar det att förlora hela eller delar av sin investering.

Svårigheter att byta leverantör

Om ett företag binder sig till en leverantör genom att betala i förskott kommer det att få problem om det beslutar sig för att byta leverantör eller omförhandla villkoren.

Komplexitet i spårning

En korrekt hantering av förutbetalda kostnader kräver noggrann spårning och korrekt redovisning för att säkerställa att de bokförs och används vid rätt tidpunkt.

Är förutbetalda kostnader en tillgång?

Ja, en förutbetald kostnad betraktas som en tillgång i redovisningen. Detta kan verka lite förvirrande vid första anblicken, eftersom vi normalt tänker på tillgångar som fysiska varor eller finansiella investeringar, men i redovisningen är tillgångar inte bara materiella ting, utan även ekonomiska rättigheter och resurser som företaget äger och som förväntas generera framtida fördelar.

Detta är det främsta skälet till att klassificera en förutbetald kostnad som en tillgång, dvs. den representerar en ekonomisk resurs som företaget kommer att ha nytta av i framtiden. Om ett företag exempelvis betalar hyra i förskott för flera månader, kommer det att fortsätta att använda dessa utrymmen under den perioden. Den ekonomiska fördelen (användningen av utrymmet) sträcker sig över tiden och betraktas därför som en tillgång.

Typer av förutbetalda kostnader

Förutbetalda kostnader täcker en mängd olika kategorier i affärsredovisningen. Nedan förklarar vi några av de vanligaste typerna av förutbetalda kostnader:

Hyror betalda i förskott

Vi nämner det igen, eftersom det är en av de vanligaste. Detta inkluderar förskottsbetalning av hyror för kontor, kommersiella lokaler eller fastigheter, där ett företag säkrar användningen av ett utrymme under en viss period.

Förskottsbetald försäkring

Försäkringspremier betalas i förskott för att täcka risker som sjukförsäkring, fastighetsförsäkring eller ansvarsförsäkring.

Förutbetalda förnödenheter

Detta avser förskottsinköp av förnödenheter som kommer att användas över tid, t.ex. kontorspapper, rengöringsmedel eller produktionsmaterial.

Prenumerationer och medlemskap

Prenumerationer på tjänster som programvara, tidskrifter, onlinetjänster eller medlemskap i yrkesorganisationer.

Förutbetald reklam och marknadsföring

Utgifter för reklam- och marknadsföringskampanjer, t.ex. annonser i tryckta eller digitala medier, betalas ofta i förskott.

Förutbetalda räntekostnader

Detta innebär att ett företag betalar ränta i förskott på lån eller krediter.

Förutbetalda resekostnader

När ett företag bokar affärsresor i förväg betraktas tillhörande kostnader, t.ex. flygbiljetter eller hotellbokningar, som förutbetalda kostnader.

Underhållsavtal och förutbetalda tjänster

Detta inkluderar underhållsavtal för utrustning, IT-tjänster eller avtal om professionella tjänster.

Förutbetalda licenser och royalties

Företag som har licens- eller royaltyrättigheter betalar vanligtvis dessa avgifter i förskott för att säkerställa fortsatt användning av immateriella rättigheter.

Uppskjutna skatter

Detta är när skatter betalas i förskott för att uppfylla framtida skatteskyldigheter

Hur registrerar och redovisar man förutbetalda kostnader i bokföringen? Steg för steg

Registrering och redovisning av förutbetalda kostnader i bokföringen är en viktig process för att upprätthålla en korrekt bild av ett företags ekonomi. Om du inte vet vad vi pratar om eller hur man gör det, kommer här en steg-för-steg-guide för att du ska förstå bättre:

Steg 1

Identifiera dem

Innan du bokför några förutbetalda kostnader är det viktigt att identifiera vilka kostnader som uppfyller detta villkor. Det kan bland annat handla om förutbetalda hyror, försäkringar, förnödenheter och prenumerationer. Varje typ av kostnad har sin egen kategori i redovisningen.

Steg 2

Bestäm belopp och användningsperiod

Det är viktigt att fastställa hur mycket som har betalats i förskott och hur länge den förmån som är förknippad med utgiften förväntas användas. Om du t.ex. har betalat en årshyra på 12 000 USD måste du beräkna hur mycket det motsvarar varje månad (12 000 USD / 12 månader = 1 000 USD per månad).

Steg 3

Registrera transaktionen

Följ dessa steg för att registrera transaktionen i huvudboken och balansräkningen:

Debitera kontot för förutbetalda kostnader

Du måste debitera ett specifikt konto som heter “Förutbetalda kostnader” (eller ett liknande konto) med hela beloppet för utgiften. Om du t.ex. betalat 12 000 USD för ett års hyra, debiterar du “Förutbetalda kostnader” med 12 000 USD.

Kredit till kassa eller bankkonto

Kreditera kassan eller bankkontot med samma belopp som du debiterade kontot för förutbetalda kostnader. Detta återspeglar företagets kassautflöde. I exemplet ovan skulle du därför kreditera ditt kassa- eller bankkonto med 12 000 USD.

Steg 4

Fördela den förutbetalda kostnaden

När tiden går och den förutbetalda kostnaden används bör du justera din bokföring. Låt oss anta att månadshyran är 1 000 USD. Varje månad måste du göra följande:

Debitera kostnadskontot

Du måste debitera lämpligt kostnadskonto (t.ex. “Hyreskostnader”) för det kostnadsbelopp som har använts under den månaden. I det här fallet debiterar du “Hyreskostnader” med 1 000 USD

Kreditera kontot för förutbetalda kostnader

Kreditera kontot för förutbetalda kostnader med samma belopp som du debiterade kostnadskontot. I exemplet skulle du kreditera “Förutbetalda kostnader” med 1 000 USD.

Denna debiterings- och krediteringsprocess säkerställer att de återspeglas korrekt i resultaträkningen och att saldot för förutbetalda kostnader gradvis minskar i takt med att de används.

Steg 5

Periodisk översyn och justeringar

Det är viktigt att kontinuerligt följa upp de förutbetalda kostnaderna och justera posterna i takt med att de tillhörande förmånerna förbrukas. I slutet av redovisningsperioden bör du se till att kostnaderna har skrivits av helt och hållet och att det inte finns några utestående saldon på kontot för förutbetalda kostnader.

Exempel på förutbetalda kostnader

Nu när vi har sett vad de är och hur de registreras, låt oss titta på praktiska exempel:

Förskottsbetalning av hyra

1. Ett litet företag hyr ett kontorsutrymme för 1 200 USD per månad, men beslutar sig för att betala sex månaders hyra i förskott, totalt 7 200 USD.

Betalningen bokförs initialt som:

Debet: Förskottsbetald hyra 7 200

Kredit: Kontanter 7 200

Varje månad redovisas 1 200 USD som en kostnad:

Debet: Hyreskostnader 1 200

Avskrivning: Förskottsbetald hyra 1 200

Förskottsbetalning av försäkring

Ett företag köper en årlig försäkring

för sina fordon, till en kostnad av 3 600 USD.

Betalningen redovisas initialt som:

Debet: Förutbetald försäkring 3 600 USD

Kredit: Kontanter 3.600

Under hela året redovisas 300 USD per månad som en försäkringskostnad:

Debet: Försäkringskostnader 300

Kredit: Förutbetald försäkring 300

Förskottsbetald reklam

En marknadsföringsbyrå betalar 10 000 USD i förskott för en digital reklamkampanj.

Betalningen bokförs initialt som:

Debet: Förutbetald reklam 10 000 USD

Kredit: Kontanter 10 000

Eftersom annonserna visas i tre månader redovisar du 3 333,33 USD varje månad:

Debet: Reklamkostnader 3 333,33

Prenumeration: Förutbetald annonsering 3 333,33

Vad är bokföring av förutbetalda kostnader?

Redovisning av förutbetalda kostnader innebär vanligtvis att den första betalningen av en framtida kostnad redovisas som en tillgång och att kostnaden sedan redovisas gradvis under den period då förmånen erhålls eller tjänsten utnyttjas. För att du ska förstå bättre förklarar vi det så här:

När betalning sker (första redovisningstillfället)

Kostnad: Förutbetalda kostnader (ett tillgångskonto i balansräkningen).

Kredit: Kassa eller bank (minskning av kassa- eller bankkontot)

Denna post återspeglar den betalning som gjorts för den förutbetalda kostnaden och redovisar den som en tillgång i balansräkningen eftersom företaget har betalat för en framtida förmån.

När kostnaden uppkommer (Avskrivning/Redovisning)

Titel: Kostnadskonto (t.ex. försäkringskostnader etc.)

Prenumeration: Förutbetald kostnad

Dessa poster görs periodiskt (t.ex. månadsvis eller årsvis) för att redovisa en del av den förutbetalda kostnaden som en faktisk kostnad i resultaträkningen. Krediteringen minskar saldot på kontot för förutbetalda kostnader.

Syftet med denna process är att matcha kostnader med de perioder under vilka de uppkommer eller när den relaterade tjänsten förbrukas.

Tips för effektiv hantering av förutbetalda kostnader

Extra hjälp skadar aldrig, inte heller några tips. Här ger vi dig de mest praktiska och avgörande tipsen som du bör tänka på när du hanterar förbetalda betalningar:

1. Att korrekt identifiera och klassificera kostnader som kan betalas kräver detaljerad kunskap om företagets kostnader och förmågan att avgöra vilka som är berättigade till förskottsbetalning.
2. Ta fram tydliga policyer och rutiner för hantering av förutbetalda kostnader i företaget. Definiera vem som är ansvarig för att godkänna, registrera och spåra dessa kostnader.
3. Håll reda på utgångsdatum. Detta hjälper dig att planera och säkerställa att förmånerna används fullt ut innan de löper ut.
4. Håll noggrann bokföring över alla förutbetalda kostnader. Använd ett tillförlitligt redovisningssystem för att registrera dessa transaktioner på lämpligt sätt.
5. Följ upp dessa regelbundet för att se till att de används fullt ut och att det inte finns några outnyttjade saldon.
6. Överväg att automatisera spårningen och hanteringen av förutbetalda kostnader med hjälp av ett bokföringsprogram.
7. Integrera hanteringen av förutbetalda kostnader i din långsiktiga ekonomiska planering.
8. Utbilda redovisnings- och ekonomiteamet om vikten av korrekt hantering och om företagets policy i detta avseende.

Juridiska och skattemässiga överväganden

Hanteringen av denna typ av kostnader omfattar inte bara redovisningsaspekter, utan också viktiga juridiska och skattemässiga överväganden som företag måste ta hänsyn till för att följa regelverket och optimera sin skattesituation. Detta innebär följande:

Regelefterlevnad

Företag måste säkerställa att de följer alla lagar och skatteregler, vilket vanligtvis inkluderar specifika rapporterings- eller dokumentationskrav.

Skattemässig behandling

Beroende på land och vilken typ av kostnad som betalats i förskott kan den skattemässiga behandlingen variera. Vissa kostnader kan till exempel vara avdragsgilla, medan andra inte är det. Det är viktigt att rådgöra med en skatterådgivare eller revisor för att förstå hur dessa kostnader kommer att påverka företagets skattedeklaration.

Avskrivningar och avdrag

Vissa förutbetalda kostnader kan skattemässigt skrivas av gradvis, vilket innebär att skatteavdraget görs under den period de används.

Dokumentation och support

Att upprätthålla korrekt och fullständig dokumentation av alla utgifter är avgörande för att stödja eventuella skatteavdrag och visa att regelverket följs i händelse av skatterevisioner.

Förändringar i lagstiftningen

Skattelagar och rättsliga bestämmelser kan ändras över tiden. Företag måste hålla sig uppdaterade om eventuella ändringar som kan påverka din behandling.

Professionell rådgivning

Med tanke på komplexiteten i juridiska och skattemässiga överväganden är det tillrådligt att söka råd från juridiska och skattemässiga experter som är specialiserade på hantering av förutbetalda kostnader.

Oddcoll

Har ditt företag utestående skulder som påverkar kassaflödet och den finansiella stabiliteten? Oddcoll är här för att hjälpa dig att återvinna dessa viktiga resurser. Vi är experter på inkasso och vårt uppdrag är att hjälpa dig att återfå det som rätteligen tillhör dig.

Hur kommer du att dra nytta av Oddcoll?

Med våra internationella ink assotjänster frigör du ekonomiska resurser som kan användas för att hantera och optimera dina förutbetalda kostnader på ett mer effektivt sätt. Detta innebär en mer effektiv användning av dina förbetalda resurser.

Återvinning av utestående fordringar kommer att tillföra ytterligare medel till ditt företag, vilket direkt kommer att bidra till ledningen.

En korrekt hantering av utestående fordringar hjälper dig att förhindra att det uppstår fler betalningsförsummelser och minskar därmed de finansiella riskerna.

Vi har experter på juridiska aspekter, utmärkta förhandlingstekniker och en mycket mänsklig inställning, processen att anlita våra tjänster är mycket enkel, såväl som säker. Besök vår webbplats HÄR för att ta reda på mer.

Slutsats

Kort sagt är förutbetalda kostnader en viktig del av affärsredovisningen, eftersom de innebär förskottsbetalning för varor och tjänster som ska användas i framtiden. Det är viktigt att hantera och registrera dessa kostnader i bokföringen på rätt sätt och använda en rutin med specifika steg för att säkerställa en korrekt representation av företagets ekonomi. Dessutom bör man alltid ta hänsyn till de juridiska och skattemässiga konsekvenserna av dessa utgifter och vid behov söka råd från experter på området.

I slutändan kommer en effektiv hantering av förutbetalda kostnader alltid att bidra till företagets finansiella hälsa och dess förmåga att planera och använda resurser på ett verkligt effektivt sätt.